Seit dem 1. August 2022 kann in Deutschland eine GmbH auch online gegründet werden. Registeranmeldungen sind jetzt ebenfalls digital möglich. Hierfür hat die Bundesnotarkammer ein eigenes Portal nebst Notar-App entwickelt. Das Portal stellt ein Videokonferenzsystem für die Beurkundung bereit. Zudem ermöglicht das Portal die sichere Identifizierung der Beteiligten mit dem Online-Ausweis. 

„Digitalisierung darf nicht zu Lasten von Sicherheit gehen. Daher ist eine zuverlässige Identifizierung auch in der Online-Welt unerlässlich“, betont Martin Thelen, Pressesprecher der Bundesnotarkammer. „Mit ihrem Portal hat die Bundesnotarkammer Pionierarbeit geleistet. Es kann auch für andere Bereiche Vorbildfunktion haben, weil es die Vorteile des Online-Ausweises mit den Möglichkeiten einer Videokonferenz kombiniert“, meint Klaus Wolter, Leiter der Vergabestelle für Berechtigungszertifikate im Bundesverwaltungsamt (BVA). 

Wer eine GmbH gründen will, eine Geschäftsführung übernimmt oder die Geschäftsadresse seiner Gesellschaft ändern möchte, muss nicht mehr ins Notarbüro gehen, sondern kann dies bequem auch online erledigen. Denn Beurkundungen zur Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sowie alle Anmeldungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind jetzt auch digital möglich. 

Hierfür hat die Bundesnotarkammer ein zentrales Portal entwickelt. Alle Notarinnen und Notare in Deutschland sind hieran automatisch über ein geschütztes Netzwerk angebunden. Die Bürgerinnen und Bürger können sich über eine Webanwendung oder über die kostenfreie Notar-App registrieren. „Benötigt werden nur ein Laptop oder Tablet, ein Smartphone und ein aktuelles Ausweisdokument“, erklärt Thelen. „Das Verfahren ist damit niederschwellig zugänglich.“ 

Wichtiger Bestandteil des Verfahrens ist eine sichere Identifizierung. „Es muss unbedingt verhindert werden, dass Kriminelle unter falscher Identität Unternehmen in Deutschland gründen. Denn solche Gesellschaften sind das perfekte Instrument für Geldwäsche, Steuerbetrug und sonstige Straftaten“, warnt Thelen. „Daher hat der Gesetzgeber höchste Anforderungen an die Identifizierung im notariellen Online-Verfahren gestellt.“ Es genügt deshalb nicht, dass die Identifizierung durch ein in die Kamera gehaltenes Ausweisdokument erfolgt, wie es zum Beispiel bei Konto- oder Depoteröffnungen üblich ist. Denn ein derartiges sogenanntes Video-Ident-Verfahren hat sich in der Praxis als zu fälschungsanfällig erwiesen. 

Identifiziert wird vielmehr durch den Online-Ausweis im Chip des deutschen Personalausweises, des elektronischen Aufenthaltstitels oder der eID-Karte für Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union. Darüber hinaus können vergleichbare europäische Identitätsmittel mit dem Sicherheitsniveau „hoch“ verwendet werden. Das Bundesverwaltungsamt hat die Bundesnotarkammer mit einem Organisationszertifikat berechtigt, die Daten aus dem Online-Ausweis auszulesen. 

Zusätzlich wird in einem gesonderten technischen Vorgang das Lichtbild aus dem Chip ausgelesen. Das geht bei Personalausweisen der neuesten Generation, die seit 2. August 2021 ausgegeben werden, sowie bei Reisepässen, elektronischen Aufenthaltstiteln und europäischen Ausweisdokumenten. „Das Auslesen des Lichtbildes aus dem Chip verdeutlicht, dass Notarinnen und Notare ein öffentliches Amt innehaben“, erklärt Thelen. „In Deutschland dürfen dies sonst nur zur Identitätsfeststellung berechtigte Behörden, die der Gesetzgeber ausdrücklich genannt hat: Polizeivollzugsbehörden, Zollverwaltung, Steuerfahndungsstellen der Länder, Personalausweis-, Pass- und Meldebehörden.“ 

Das Auslesen des Lichtbildes ist nur mit Zustimmung der Ausweisinhaberin oder des Ausweisinhabers zulässig und kann entfallen, sofern die Person der Notarin oder dem Notar bekannt ist. Der Abgleich des ausgelesenen Lichtbildes aus dem deutschen oder europäischen Ausweisdokument mit der an der Videokonferenz teilnehmenden Person ermöglicht es den Notarinnen und Notaren, sich von der höchstpersönlichen Mitwirkung der Person an der Beurkundungsverhandlung zu überzeugen.

Die Beurkundung erfolgt in einer Videokonferenz ebenfalls über das System der Bundesnotarkammer. Nach der Identitätsprüfung geht es weiter wie bei einer Präsenzbeurkundung: Die Urkunde wird vorgelesen, offene Fragen werden geklärt und am Ende folgt die Unterzeichnung. Hierbei tritt an die Stelle der Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur, die das System auf Basis des Ausweisdokuments des für die Beteiligten erstellt. 

„Die Bundesnotarkammer hat ein technisch sehr anspruchsvolles System entwickelt, das höchsten Anforderungen insbesondere bei der Identifizierung genügt“, meint Thelen. „Damit haben wir die Beurkundung rechtssicher in die digitale Welt gebracht.“ Hierzu Wolter: „Es freut uns, dass ein weiterer und wichtiger Anwendungsfall für den Online-Ausweis hinzugekommen ist. Wir hoffen, dass schnell noch mehr folgen. Hierfür könnte auch in anderen Bereichen eine zentrale Plattform wie die der Bundesnotarkammer genutzt werden.“ 

Zum Portal der Bundesnotarkammer für das notarielle Online-Verfahren gelangen Sie mit der Internetadresse www.online-verfahren.notar.de.

Weiterführende Informationen über den Online-Ausweis finden Sie auf www.personalausweisportal.de. Über Anwendungsmöglichkeiten für den Online-Ausweis informiert die Internetseite www.personalausweisportal.de/Anwendungen.

Auskünfte zur Vergabestelle für Berechtigungszertifikate im Bundesverwaltungsamt (BVA) enthält die Internetseite www.bva.bund.de.